Heizkostenabrechnung – wie?

Die Heizkosten gehören für Mieter zu den Betriebs- oder Nebenkosten. Im Gegensatz zu den anderen Betriebskosten müssen die Heizkosten mindestens zur Hälfte verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Der übrige Anteil der Heizkostenabrechnung erfolgt nach Quadratmetern. Deshalb gibt es neben der Betriebskostenabrechnung meist eine gesonderte Heizkostenabrechnung. Es kann aber auch sein das sie Bestandteil der Betriebskostenabrechnung sind.

Die Regelungen zur Heizkostenabrechnung sind in der Heizkostenverordnung festgeschrieben. Dort ist vermerkt, dass zumindest die Hälfte der anfallenden Heizkosten verbrauchsabhängig zu berechnen sind. Wichtig ist, dass sie alle laut Heizkostenverordnung notwendigen Informationen enthält.

Zuerst klären wir mal die Frage: Was sind Betriebskosten und was sind Heizkosten?

Betriebskosten sind laufende Kosten, die durch die Nutzung eines Gebäudes oder eines Grundstückes anfallen. Dazu gehören neben den Heiz- und Warmwasserkosten zum Beispiel:

• Abwassergebühr,
• Grundsteuer,
• Kosten für die Müllabfuhr,
• Kosten für die Gebäudereinigung
• Kosten für den Hausmeister,
• Kosten für die Gartenpflege und
• bestimmte Versicherungen.

Auf die Betriebskostenabrechnung gehören keine Kosten für die Verwaltung, Reparatur oder Instandhaltung.

Aber was sind jetzt Heizkosten?

In der Heizkostenverordnung ist genau festgelegt was zu den Heizkosten zählt. Zu diesen Heizkosten gibt es wiederum Heiznebenkosten, die entstehen beim Betrieb der Heizungsanlage. Das sind als die Nebenkosten bzw. Betriebskosten der Heizung.

Die Heizkosten machen den größten Anteil der Betriebskosten aus. Zu den Heiznebenkosten gehören:

• Wartungskosten der Heizanlage (keine Reparatur- oder Instandsetzungskosten)
• Kosten der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage
• Kosten der Reinigung der Heizanlage und des Heizungskellers
• Kosten der Abgasmessung
• Kosten der Verbrauchserfassung
• Brennstoffkosten und Lieferkosten
• Kosten des Betriebsstroms

Wie werden die Heizkosten abgerechnet?

Die Abrechnung der Heizkosten ist auch in der Heizkostenverordnung geregelt. Sie gilt für:

• Gebäude mit einer zentralen Heizungsanlage, deren Kosten auf mehrere Mieter oder Eigentümer verteilt werden

• Gebäude, die mit Fernwärme versorgt werden

Der Vermieter ist gesetzlich verpflichtet, den Verbrauch zu erfassen und eine mindestens zur Hälfte verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung zu erstellen. Dafür müssen alle Wohnungen oder Heizkörper mit Erfassungssystemen ausgestattet sein. Das sind die sogenannte Heizkostenverteiler oder Wärmemengenzähler.

Bei Gebäuden mit zentraler Warmwasserbereitung muss der Warmwasserverbrauch mit Warmwasserzählern gemessen werden. Diese Mess- oder Erfassungsgeräte werden einmal jährlich abgelesen.

Heizkosten sind aber nicht nur reine Verbrauchskosten – bis zu 50 Prozent der Heizkostenabrechnung können über die Quadratmeterzahl der Wohnung erfolgen. Das sind dann die Grundkosten der Heizung.

Wie werden die Heizkosten aufgeteilt?

Ein Teil der Heizkosten darf nach dem Verbrauch abgerechnet werden, das ist gesetzlich geregelt. Der Anteil liegt zwischen 50 und 70 Prozent, die genaue Höhe wird vom Vermieter festgelegt.

Die restlichen 30 bis 50 Prozent der Kosten werden nach einem festen Maßstab verteilt – meist anhand der Wohnfläche. Üblicherweise erfolgt die Heizungsabrechnung nach der Verteilung 70 zu 30.

Die Heizkosten werden aufgeteilt, weil auch Nebenkosten wie zum Beispiel die Gebühren für die Wartung, Heizkostenverteilung, Betriebsstrom oder für den Schornsteinfeger mit anfallen.

Ebenfalls müssen die Wärmeverluste oder auch die Lage der Wohnungen innerhalb des Gebäudes berücksichtigt werden. Denn diese Faktoren beeinflussen unter anderem den Energieverbrauch.

Was steht in der Heizkostenabrechnung?

Die Heizkostenabrechnung beginnt mit der Aufstellung aller Heizkosten und der Nennung des Abrechnungszeitraums. Hier erfährt man in der Regel auch direkt, ob man nachzahlen muss oder etwas zurückbekommt.

Der erster Teil umfasst die Kosten für den Brennstoffkauf, also die Ausgaben für Gas, Öl oder Fernwärme und für deren Anlieferung.

Die Heiznebenkosten sind ebenfalls neben dem Energieverbrauch aufgeführt. Dazu zählen Wartungskosten, Gebühren der Heizkostenverteilung und für den Schornsteinfeger sowie die Betriebsstromkosten der Heizungsanlage. Die Kosten für die Verbrauchsmessung und für das Erstellen der Abrechnung werden hier auch gelistet.

Dann werden der tatsächliche Verbrauch und die Gesamtkosten genannt und mit der aufgeführten Vorauszahlung verrechnet. So bleibt am Ende der Betrag übrig der noch zu zahlen ist oder den man zurückbekommt.

Reparaturkosten, Kosten für die Versicherung und Finanzierung der Heizung dürfen nicht über die Heizkosten abgerechnet werden.

Jede Kostenart muss einzeln aufgezeigt werden, sodass man diese sofort kontrollieren kann. Auch der Verteilerschlüssel, nach dem die verschiedenen Kosten umgelegt werden, muss auf der Heizkostenabrechnung erläutert werden.

Wann kommt die Heizkostenabrechnung?

Die Heizkostenabrechnung umfasst einen Zeitraum von einem Jahr. Das muss aber nicht unbedingt ein Kalenderjahr sein.

Die Heizkostenabrechnung muss dann aber spätestens ein Jahr nach diesem Berechnungszeitraum vorliegen. Läuft der Zeitraum beispielsweise bis zum 31. Dezember 2020, muss die Abrechnung spätestens am 31. Dezember 2021 im Briefkasten liegen.

Ist sie später da kann der Vermieter eventuelle Nachzahlungen nicht mehr geltend machen. Die Rückzahlungen an die Mieter sind auch nach dieser Frist noch fällig.

In einem späteren Beitrag gehen wir tiefer auf die Heizkostenverordnung ein.